Les 2: Regels E-mailmarketing en antispamwet

Ok, het is dus heeeeel slim om met E-mail marketing aan de slag te gaan, MAAAAARRRR… je wilt dit wel op de juiste manier aanpakken, want we weten allemaal hoe irritant het is om spam te ontvangen en ook wettelijk gezien gelden er wat spelregels waar je van op de hoogte moet zijn, voordat we zomaar mensen gaan E-mailen*.

In deze les vat ik de belangrijkste basisregels voor je samen, zodat je weet waar je rekening mee moet houden:

1. ZORG VOOR TOESTEMMING OM TE E-MAILEN

Je bestaande klanten mag je wel mailen

Voor het E-mailen van bestaande klanten heb je geen expliciete toestemming vooraf nodig. (Let op!!: klanten zijn mensen die echt een reis hebben afgenomen, niet alleen een reisvoorstel aangevraagd en je mag ze alleen informatie sturen die relevant voor hen is gebaseerd op het product dat ze bij je kochten – dus wel reistips, aanbiedingen, productinfo etc., maar niet info over je 2^e bedrijf in interieuraccessoires bijvoorbeeld).

Iemand die geen klant is mag je alleen mailen wanneer zij zichzelf hebben aangemeld.

Voordat jij iemand opneemt in je maildatabase en hen regelmatig E-mails gaat sturen (bijvoorbeeld je maandelijkse nieuwsbrief), moeten mensen jou daar expliciet toestemming voor geven. Je mag dus bijvoorbeeld alleen mensen E-mailen die zich op je website hebben aangemeld voor je E-mailnieuwsbrief of je E-book, of die bijvoorbeeld deelnamen aan een prijsvraag (waarbij je in alle gevallen duidelijk hebt vermeld dat ze door deelname of aanmelden akkoord gaan met het ontvangen van nieuwsbrieven).

Er mag geen onduidelijkheid bestaan over waarvoor mensen zich aanmelden en op het moment dat ze zich aanmelden moeten ze zelf actief ‘ja’ hebben geantwoord op de vraag of je berichten aan hen mag sturen en je moet duidelijk hebben aangegeven om wat voor berichten het gaat en hoe vaak.

Zie de afbeelding hieronder voor hoe het verkrijgen van die toestemming er in de praktijk dan uitziet of een aanmeldformulier. Mensen moeten bijvoorbeeld zelf aanvinken voor akkoord met E-mails ontvangen + je privacyverklaring kunnen lezen en deze accepteren: de vinkjes mogen niet al zijn inigevuld.

In les 8 leer je hoe je een aanmeldformulier op je website kunt plaatsen wat aan al deze eisen voldoet.

2. BEWIJSLAST

Het is aan jou om te bewijzen dat mensen zich daadwerkelijk hebben aangemeld voor je adreslijst. Bij een controle moet je tot 5 jaar na aanmelding bewijs kunnen aanleveren, bijvoorbeeld door:

• Gebruik een E-mailsysteem (MailChimp/ Active Campaign etc.) dat bijhoudt wanneer en hoe iemand zich heeft aangemeld.
• EN maak een screenshot van het aanmeldformulier op de website, incl. aanvink optie en privacyverklaring acceptatie en datum wanneer je dit online hebt geplaatst, zodat men precies kan zijn hoe het eruit zag op het moment van aanmelding.
• Andere manieren die je zelf kunt bedenken, als het maar ‘bewijs’ is (papieren aanmeldformulier beurs waar voorwaarden, privacyverklaring etc. op staat/ bij een prijsvraag duidelijke deelnemersadministratie etc.)

3. WEES HERKENBAAR ALS AFZENDER

Zet in elk E-mailbericht dat je uitstuurt duidelijk wie je bent. Gebruik je eigen naam of bedrijfsnaam als afzender, geen alias of fantasienaam.

4. AFMELDEN EN GEGEVENS WIJZIGEN MOET AMKKELIJK ZIJN

Zorg dat er onderaan elke E-mail die je verstuurt een optie staat waar mensen zich makkelijk kunnen afmelden (antispamwet), of hun gegevens kunnen wijzigen (GDPR/ Algemene Verordening Gegevensbescherming/ privacywetgeving). Dit moet gratis en gemakkelijk zijn. Zie het voorbeeld op volgende pagina van hoe je dit in een systeem zoals Active Campaign of MailChimp kunt toepassen in je mailings.

*Disclaimer: Ik ben geen juridisch expert en je blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor voor de juiste uitvoering van de antispamwet/privacywetgeving/ GDPR regels. Zie deze info als een mini-richtlijn voor waar je in elk geval rekening mee moet houden, zodat je je wel bewust bent van de basisspelregels voordat je je E-maildatabase start of mailings gaat versturen.

Meer informatie: Autoriteit Consument en Markt