Les 1: Basiseisen aan je formulier

Vooral wanneer je reizen op maat verkoopt is het reisaanvraagformulier (offerte-aanvraag) een onderdeel van je salesproces waar veel te winnen valt (en veel te verliezen wanneer je hier niet goed over nagedacht hebt).

Grote valkuilen hierbij zijn eigenlijk de 2 uitersten:

1. Vragen om teveel informatie (waardoor mensen halverwege het formulier afhaken zonder dat jij doorhebt dat je op deze plek in je website boekingen verliest) of,

2. Vragen om te weinig informatie (waardoor jijzelf te weinig informatie hebt om in te schatten of iemand een potentiële klant is of een ‘shopper’, waardoor je onnodig tijd gaat stoppen in bellen of mailen met iemand van wie je – met een beter gestructureerd aanvraagformulier- eigenlijk al vantevoren zou weten dat die je alleen maar veel tijd gaat kosten).

Te weinig informatie vragen kost je alleen maar tijd

Als het aanvragen van een reisvoorstel op jouw website tè vrijblijvend en algemeen is (‘neem contact op’ bijvoorbeeld), dan ontvang je misschien wel een E-mail met een ‘reisaanvraag’, maar vaak moet je dan tig keer heen en weer mailen of bellen om een echt passend reisvoorstel te maken (dat kan dus efficiënter).

Als je niet de juiste vragen stelt in je aanvraagformlier, maar mensen alleen maar om basisinformatie vraagt  of een mail laat sturen, dan is het vaak onmogelijk om uit de aanvraag in te schatten of het jouw moeite waard is om echt een goed voorstel op maat  te maken, of dat deze persoon een ‘shopper’ is die jou uiteindelijk alleen maar tijd gaat kosten.

Ze hebben misschien wel dezelfde algemene aanvraag bij nog 5 andere reisorganisaties uitgezet en gaan uiteindelijk alles zelf online boeken, of het is het type klant dat eigenlijk niet echt bij jou past en voor een prijsverschil van een tientje rechtstreeks naar je concurrent rent, of…. (en dat is misschien nog wel erger, want dit kun je zelf voorkomen): ze boeken bij je concurrenten omdat ze daar supersnel werden teruggebeld, alleen nog maar even wat simpele extra vragen hoefden te beantwoorden en wél supersnel een voorstel kregen wat echt op maat was, terwijl jij nèt te laat was met bellen/ een voorstel sturen, omdat al jouw tijd ging zitten in tig andere telefoontjes en voorstellen die geen boekingen opleverden :-|.

Kortom: het is belangrijk dat jouw reisaanvraagformulier exact de juiste balans heeft tussen niet teveel en niet te weinig vragen. En ook vanuit technisch- en conversieoptimalisatie- oogpunt zijn er een aantal belangrijke dingen om rekening mee te houden die in de komende lessen worden besproken.

Basiseisen aan je formulier

1. Geef mensen geen ‘contactformulier’ of leeg E-mailbericht om in te vullen, maar echt een ‘aanvraagformulier’

De meest basic eis aan je reisaanvraagformulier is dát het überhaupt een formulier is: niet een linkje met ‘stuur ons een E-mail’, maar een duidelijke actieknop waarmee mensen in een gestructureerd formulier terechtkomen wat hen makkelijk door het aanvraagproces heen leidt.

Als je mensen vraagt om heel algemeen ‘meer informatie aan te vragen’ dan loop je kans dat ze de helft van de informatie vergeten bij je aan te leveren en dat je zelfs voor de basisinformatie die je nodig hebt om een voorstel te kunnen doen of wat ideeën aan hen voor te leggen al moet gaan mailen of bellen, terwijl je met een goed aanvraagformulier alle basisinformatie in 1x op een rijtje hebt.

Snelheid doet wonderen als je meer boekingen wilt, dus hoe gestructureerder jij info vraagt aan potentiële boekers, hoe sneller zij een voorstel van jou in hun inbox hebben en hoe groter de kans dat ze bij joú zullen boeken.

2. Zorg dat duidelijk is via welke voorbeeldreis/excursie mensen zijn gekomen

Daarnaast is het technisch gezien belangrijk dat jij kunt zien via welke voorbeeldreis iemand het formulier heeft ingevuld. Op die manier weet je al precies welke basiselementen sowieso in de reis moeten zitten. Dit is dus iets wat je met je websitebouwer even moet bespreken, hoe dit het makkelijkst geregeld kan worden.

Het handigst is als bijvoorbeeld bovenin het formulier een duidelijke titel staat met de naam van de voorbeeldreis/ excursie erin of er een dropdown aanwezig is waarin mensen nog even bevestigd zien wat voor aanvraag ze eigenlijk doen.

Deze titel of ‘voorkeursreis’ is dus niet alleen voor jouzelf belangrijk om inzicht in te hebben, maar het is ook een vorm van bevestiging voor mensen tijdens het invullen van de aanvraag: ze weten precies wat ze aanvragen en dat voorkomt dat ze halverwege het formulier afhaken.

3. Zorg voor zo min mogelijk afleiding

Vanuit conversie-oogpunt gezien is het belangrijk dat mensen niet in deze laatste cruciale stap van het aanvraagproces nog afhaken. Zorg dus dat er in het aanvraagformulier zo min mogelijk is wat mensen kan afleiden van het doel: de vragen invullen en op ‘verzenden’ klikken.

Dat betekent dus bijvoorbeeld: geen menu zichtbaar waarmee ze weer terug kunnen gaan naar andere pagina’s, geen social mediaknoppen etc.

4. Zorg dat mensen niet vastlopen en geef een contactoptie voor als dat wel gebeurt

Stel dat mensen (ondanks dat jij je formulier súperduidelijk hebt gemaakt tóch nog iets niet begrijpen of vastlopen. Zorg dan dat er bijvoorbeeld in de sidebar van je formulier wel nog een contactmogelijkheid is, of een chatoptie onderin, zodat mensen jou direct hun vraag kunnen stellen. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe NBBS reizen dit doet.